Den digitala gästresan: Från första klick till sista intryck
Resan börjar långt innan gästen kliver in genom hotellets dörrar. När en potentiell gäst börjar sin research och besöker din hemsida möts de av er WBE (web booking engine, eller bokningsmotor), som fungerar som ett digitalt skyltfönster för verksamheten. En modern och användarvänlig bokningsmotor som är en del av samma plattform som hotellets PMS levererar inte bara realtidsinformation om tillgänglighet och priser, den skapar också det första intrycket av hotellets digitala servicenivå.
Att erbjuda en modern, enkel och funktionell WBE ger gästen det första intrycket av ditt hotell. Den presenterar vilken nivå av service din verksamhet ger. I WBE:n bör gästen kunna utforska och välja rumstyper, enkelt filterera på tillgänglighet, se beskrivningar, detaljer och bilder samt se och lägga till tilläggstjänster för att berika sin vistelse.
Personalisering och datadriven service
Intelligent gästprofilering
Ett avancerat bokningssystem fungerar som en central hubb för värdefull data. Genom att samla och analysera information om gästernas preferenser, tidigare vistelser och bokningsbeteenden kan hotellet skapa djupgående gästprofiler. Denna data möjliggör en ny nivå av personalisering där varje interaktion kan skräddarsys efter den individuella gästens behov och önskemål.
För återkommande gäster kan upplevelsen bli ännu mer förfinad. Med automatisk igenkänning redan vid bokning kan man proaktivt erbjuda deras föredragna rumstyp, specialkost eller andra preferenser som noterats från tidigare besök. Detta skapar en känsla av extra service och omtanke som är ovärderlig för att bygga långsiktiga relationer.
Förbättrad drift och produktivitet genom automatisering
Kommunikation, service och administration
En av styrkorna i en modern hotell-plattform ligger i dess förmåga att automatisera och koordinera olika servicefunktioner. När PMS, POS, WBE, CRM och andra operativa system finns på samma plattform skapas en miljö där information finns tillgänglig mellan olika avdelningar och delar av systemet. En enhetlig plattform kan till exempel:
- Automatisera välkomstmeddelanden med relevant information skickas vid optimal tidpunkt före ankomst
- Rumsservice och andra tilläggstjänster kan beställas direkt i mobilen utan manuell hantering och hamnar automatiskt hos rätt person/avdelning.
- Städscheman optimeras automatiskt baserat på check-in/check-out tider.
- Restaurang-, spa-bokningar och parkeringar läggs direkt till på rumsnotan
- Förslag på merförsäljning både före och under vistelsen baserat på tidigare preferenser.
- Möjlighet att checka ut digitalt där alla kostnader från olika avdelningar redan är samlade och betalningen kan utföras direkt online.
WBE PMS Self-service Dialog Analys POS
Alla onlinebokningar hanteras i samma plattform som PMS:et. En enda sann källa för din data.
En kraftfull plattform som kombinerar ditt PMS, WBE, POS, CRM och channel manager. Alla system och all data samlad.
Checka in och ut, göra betalningar, uppdatera information, lägga till extratjänster. Allt hanteras enkelt av gästen.
Förbättra din gästkommunikation. Information, påminnelser, förslag på extratjänster och marknadsföring. Allt enkelt automatiserat i vår kraftfulla kommunikationssvit.
Rapporteringsverktyg med stor flexibilitet för att skapa de rapporter och den statistik du behöver.
Betalningar på plats, onlinebetalningar. Kort, Swish, banköverföring, Apple Pay, etc. Allt ingår.
En plattform.
För alla system.
Onlinebokning i ditt PMS.
Alla onlinebokningar hanteras i samma plattform som PMS:et. En enda sann källa för din data.
Allt på ett ställe.
En kraftfull plattform som kombinerar ditt PMS, WBE, POS, CRM och channel manager. Alla system och all data samlad.
Låt gästerna hjälpa sig själva.
Checka in och ut, göra betalningar, uppdatera information, lägga till extratjänster. Allt hanteras enkelt av gästen.
Kommunikation som engagerar.
Förbättra din gästkommunikation. Information, påminnelser, förslag på extratjänster och marknadsföring. Allt enkelt automatiserat i vår kraftfulla kommunikationssvit.
Få insikter från din data.
Rapporteringsverktyg med stor flexibilitet för att skapa de rapporter och den statistik du behöver.
Alla typer av betalningar.
Betalningar på plats, onlinebetalningar. Kort, Swish, banköverföring, Apple Pay, etc. Allt ingår.
Hur OTA-bokningar påverkar hotellens drift och upplevelse för gästen
Bokningar via OTA
En OTA (Online Travel Agency), såsom Booking.com och Expedia, fungerar som en digital mellanhand mellan hotell och gäster. Gäster söker och bokar boende via plattformen och bokningsinformationen överförs automatiskt till hotellets PMS (Property Management System) via en Channel Manager.
En undersökning från SiteMinder Changing Traveler Report 2025 visade att hela 52% av gäster avbryter en påbörjad onlinebokning på grund av en dålig bokningsupplevelse.
Beröringspunkter vid OTA-bokningar
När en gäst bokar via en OTA är det flera viktiga punkter att ha i åtanke:
- Bokningsinformationen skickas automatiskt till hotellets PMS(Property Management System) för att säkerställa korrekt hantering av gästuppgifter.
- Kommunikationen med gästen sker ofta via OTA:s meddelandesystem, vilket kan begränsa hotellets möjlighet att skapa en direkt relation.
- Prissättning och tillgänglighet styrs genom dynamisk prissättning och synkroniseras mellan PMS och OTA för att hålla informationen uppdaterad i realtid.
- Merförsäljning och extratjänster kan vara en utmaning, då OTA-plattformar ibland begränsar möjligheten att sälja tilläggstjänster direkt i bokningsflödet.
1. Gästen gör en bokning via en OTA (t.ex. Booking.com, Expedia)
- Gästen söker boende och väljer ett hotell.
- Bokningen bekräftas av OTA, och gästen får en bekräftelse via e-post/SMS.
- OTA skickar bokningsinformationen till PMS via Channel Manager.
2. PMS tar emot bokningen
- PMS uppdaterar tillgängligheten i realtid för att undvika dubbelbokningar.
- Bokningsuppgifterna registreras i systemet och synkroniseras med hotellets interna data.
- Automatiska regler kan aktiveras (t.ex. dynamisk prissättning, betalningsvillkor).
3. Gästens ankomst och incheckning
- PMS genererar en incheckningsförfrågan eller påminnelse via e-post/SMS.
- Gästens uppgifter kan automatiseras in i hotellets system (t.ex. personliga preferenser, betalningsuppgifter).
- Möjlighet för online check-in (om stöds av PMS).
- Receptionen bekräftar gästens ankomst och ger rumsnyckel/kod.
4. Gästens vistelse och interaktioner
- Gästdata kan användas för att skapa en personlig upplevelse (t.ex. föredragen rumstemperatur, minibar-preferenser).
- Eventuella tilläggstjänster (rumsservice, spa, restaurangbokningar) registreras och hanteras av PMS.
- PMS uppdaterar gästkontot i realtid och samlar faktureringsdata.
5. Utcheckning och betalning
- Automatiska påminnelser om utcheckning skickas via PMS.
- Gästen kan checka ut digitalt eller vid receptionen.
- PMS sammanställer fakturan och synkroniserar betalningen med hotellets bokföringssystem.
- Om betalningen skett via OTA (t.ex. förbetalt boende) hanterar PMS bokföringen och eventuell slutfakturering.
6. Efter vistelsen – Gästfeedback och uppföljning
- PMS kan automatiskt skicka en förfrågan om gästomdöme via e-post eller SMS.
- Systemet kan även trigga marknadsföringsåtgärder (t.ex. rabatt på nästa bokning, lojalitetsprogram).
- OTA uppdateras med gästrecensioner och eventuell feedback till hotellet.
7. Uppdatering av tillgänglighet och pris för framtida bokningar
- Efter utcheckning frigör PMS rummet och uppdaterar tillgängligheten i Channel Manager.
- Priser kan justeras automatiskt utifrån beläggning och efterfrågan.
- Nya gäster kan nu boka rummet via OTA eller direkt via hotellets webbplats.
Mätbara resultat och kontinuerlig utveckling
Den data som genereras genom det molnbaserade bokningssystemet ger också värdefulla insikter för verksamhetsutveckling. Genom att analysera bokningmönster, feedback och serviceanvändning kan hotell kontinuerligt förfina sina erbjudanden och processer. Detta skapar en positiv utvecklingsspiral där varje interaktion med gästen bidrar till att göra servicen ännu bättre för framtida besökare.
Framtidens hotellupplevelse är här och nu
När digitala lösningar blir allt viktigare är ett bokningssystem i teknisk framkant inte längre en lyx, det är en nödvändighet för att möta gästernas förväntningar. Systemet blir avgörande i många delar av hur gästen upplever vistelsen. Från den första bokningen till efter utcheckning.
För hotellverksamheter som vill behålla sin konkurrenskraft är investering i rätt teknologi en förutsättning. Ett modernt bokningssystem levererar inte bara effektiv administration. Det skapar grunden för positiva upplevelser för gästen genom att kombinera automation med personlig service på ett sätt som både möter och överträffar gästens förväntningar.
