Genom att integrera bokningssystem och kassasystem i en och samma plattform skapas en mer strömlinjeformad upplevelse där dataflöden automatiseras, administrationen minskar och kundupplevelsen förbättras. I den här guiden går vi igenom varför det är en smart affärsstrategi att ha allt samlat på en plattform och vilka konkreta fördelar det ger din verksamhet.

Vad är PMS, POS och CRM?

För att förstå värdet av en integrerad lösning behöver vi först reda ut vad några av de vanligaste systemen gör och varför de ofta används separat. Inom hotell, camping och andra boendeanläggningar är det vanligt att man använder flera olika system för att hantera bokningar, betalningar och kundrelationer. Kassasystemet (POS) används i receptioner, restauranger och butiker, medan bokningssystemet håller koll på rums- och platsbokningar. När dessa system inte är synkroniserade kan det leda till ineffektivitet, dubbla administrationer och en osmidig upplevelse för dina gäster.

PMS – Property Management System

Ett PMS (bokningssystem) används framför allt inom hotell och andra verksamheter där boenden och resurser behöver hanteras. Det hjälper till att hålla koll på bokningar, in- och utcheckningar, tillgänglighet och kunduppgifter. PMS kan också integreras med andra system för att ge en mer heltäckande lösning.

POS – Point of Sale

POS, eller kassasystem, är det system som hanterar betalningar och försäljning av produkter och tjänster. Det kan användas både i fysiska butiker, restauranger och digitala plattformar. Ett modernt kassasystem samlar data om köp, sköter lagerhållning och kan integreras med andra system för att optimera verksamheten.

CRM – Customer Relationship Management

CRM är ett system som hjälper företag att hålla koll på sina kunder och deras beteenden. Det används för att samla information om kundrelationer, skicka marknadsföring och skapa en mer personlig upplevelse för varje gäst. Genom att kombinera data från bokningssystem och kassasystem kan CRM ge en mer detaljerad bild av kundens resa och preferenser.

Varför fungerar dessa system bättre ihop?

När bokningssystem och kassasystem är separata kan det uppstå problem med informationsflödet. Data behöver ofta matas in manuellt i flera system, eller så skapas en integration som behöver underhållas och ibland är kostsam vilket ökar risken för fel och ineffektivitet. Genom att ha allt i en och samma plattform kan du:

• Minska administration och dubbelarbete.
• Säkerställa att all data är uppdaterad i realtid.
• Skapa en mer sömlös upplevelse för både gäster och personal.
• Få en bättre överblick över hela verksamheten och kundernas beteenden.

I nästa del går vi igenom de konkreta fördelarna med att integrera bokningssystem och kassasystem i en enhetlig plattform, från säkrare betalningar till smartare marknadsföring och ökad försäljning.

Fördelar med att ha bokningssystem och kassasystem i samma plattform

Att samla bokningssystem och kassasystem i en enda plattform ger många fördelar för både företag och kunder. Genom att koppla samman dessa system kan verksamheten effektivisera sina processer, minska administrativa kostnader och skapa en mer sömlös upplevelse.

Säker hantering av data

En av de största fördelarna är säker och smidig hantering av kunddata genom tokenisering. Istället för att lagra kortuppgifter skapas en unik identifierare (token), vilket gör det möjligt att koppla köp till en kund utan att kompromissa med säkerheten. Detta gör det också enklare att analysera köpmönster och optimera erbjudanden utifrån kundens beteende.

Insikter genom analys

Genom att ha en centraliserad plattform får verksamheten bättre datadriven analys. All försäljning och bokningshistorik samlas på ett ställe, vilket ger bättre insikter i kundernas preferenser. Till exempel kan man se att gäster som hyr kanoter ofta köper glass men sällan bokar padelbanor. Information som kan användas för att skapa mer riktade erbjudanden och marknadsföring.

Personligare marknadsföring

En annan viktig fördel är möjligheten till mer personlig marknadsföring. Med en enhetlig databas kan företag skapa riktade erbjudanden baserat på tidigare köp och bokningar. Efter en vistelse kan systemet automatiskt skicka ett erbjudande om en rabatt på deras favoritprodukt eller tjänst. Det ökar sannolikheten för återkommande besök.

Flexibel prissättning

Prissättning och rabatter blir också mer flexibla. Genom att ha en gemensam plattform kan rabatter och specialerbjudanden automatiseras och anpassas efter kundens beteende. Stamkunder kan få exklusiva erbjudanden utan att personalen manuellt behöver justera priser i flera system.

En ytterligare fördel är att verksamheten kan erbjuda samma sortiment online och på plats. Med en integrerad lösning är restaurangens meny, butiksvaror eller tjänster alltid uppdaterade och tillgängliga för både fysiska och digitala beställningar. Detta minskar behovet av dubbel administration och säkerställer att kunden får en enhetlig upplevelse. Oavsett om det gäller ett:

• Kassasystem för hotell
• Kassasystem för camping
• Kassasystem för restaurang
• Kassasystem för vandrarhem

Så skapar en enhetlig plattform en smidigare upplevelse för gästen.

Nya möjligheter med integrerade kassasystem

Teknikutvecklingen går snabbt framåt och boknings- och kassasystem blir allt mer intelligenta och automatiserade. Redan nu finns tekniken, men i framtiden kommer dessa system att använda sig av AI och maskininlärning för att ge ännu bättre insikter i kundbeteenden och optimera verksamheten.

AI-driven personalisering

AI-teknik kommer att revolutionera kundupplevelsen. Genom att analysera tidigare köp och bokningar kan systemet rekommendera anpassade erbjudanden och skräddarsydda upplevelser i realtid. Gäster kan få förslag på aktiviteter, måltider och rabatter som matchar deras preferenser.

Ökad automatisering för smidigare hantering

Automatisering kommer också att bli allt viktigare. Boknings- och kassasystem hanterar allt från in- och utcheckning till orderhantering och betalningar utan att kräva manuell inblandning. Självbetjäningskiosker och mobilappar kan göra det ännu smidigare för gäster att hantera sina bokningar och köp på egen hand.

Sömlös integration med smarta enheter och IoT

Framtiden innebär en ökad integration mellan olika system, där boknings- och kassasystem kopplas ihop med smarta enheter och IoT (Internet of Things). Gäster kan till exempel beställa mat eller boka en aktivitet genom att prata med en smart högtalare på rummet.

En framtid med mer intuitiva och personliga upplevelser

Framtiden handlar om att skapa en ännu mer intuitiv, personlig och automatiserad upplevelse – där teknik gör det möjligt för verksamheter att arbeta mer effektivt och erbjuda en oslagbar service till sina gäster.

Slutsats

Genom att integrera bokningssystem och kassasystem i en och samma plattform kan verksamheter förenkla sin hantering, förbättra kundupplevelsen och fatta mer informerade beslut. En sådan lösning innebär:

• Mindre administration och ökad effektivitet genom automatiserade processer.
• Säkrare hantering av betalningar genom tokenisering av kortuppgifter.
• Bättre insikter i kundbeteenden genom samlad försäljnings- och bokningsdata.
• Möjlighet till riktad marknadsföring baserat på kundens köpmönster.
• Enhetligt sortiment och prissättning både online och på plats.

Med Modular Visit får du ett heltäckande och komplett bokningssystem med integrerat kassasystem. Plattformen är byggd för att skapa en smidig och effektiv drift där all information om bokningar, betalningar och kunddata är samlad på ett och samma ställe. Detta gör det möjligt att automatisera processer, optimera försäljningen och förbättra kundupplevelsen på ett sätt som få andra system kan erbjuda.

Modular Visit är den perfekta lösningen för hotell, campingar, restauranger och vandrarhem som vill ta sin verksamhet till nästa nivå.

Vill du veta mer?

Boka en demo och upptäck fördelarna själv!