Varför är datan från analysverktyg så värdefull?

Med ett hotellanalysverktyg kan du få svar på frågor som:

• Vilka perioder är mest och minst populära?
• Hur ser bokningsmönstren ut över tid?
• Vilka gäster spenderar mest och vad spenderar de på?
• Vilka kanaler ger flest lönsamma bokningar?

I den här artikeln går vi igenom vilka rapporter och nyckeltal du bör hålla koll på. Samt hur du kan använda din data för att fatta bättre beslut och förbättra din verksamhet.

Vad kan du lära dig av din data?

Ditt bokningssystem innehåller en skattkista av information. Genom att analysera datan kan du få insikter som hjälper dig att förstå dina gäster, förbättra lönsamheten och effektivisera driften.

Beläggning och bokningsmönster

Hur ser beläggningen ut över tid? Vilka dagar och säsonger har flest bokningar, och när är det lugnare? Att förstå dessa mönster hjälper dig att justera priser, planera kampanjer och anpassa din verksamhet efter efterfrågan.

Intäkter och gästernas beteende

Vad är din genomsnittliga intäkt per bokning? Vilka tilläggstjänster är mest populära? Genom att titta på gästernas beteende kan du identifiera möjligheter att öka intäkterna genom att paketera erbjudanden eller marknadsföra extra tjänster mer effektivt.

Bokningskanaler och deras lönsamhet

Kommer dina bokningar främst från din egen webbplats eller från externa kanaler med höga avgifter som Booking.com och Expedia? Att veta vilka kanaler som ger mest lönsamma bokningar gör det enklare att fördela din marknadsföringsbudget på rätt sätt. Vissa kanaler kanske också ger ett mer lönsamt besök för att det är en gäst som spenderar mer när den väl är på plats.

Avbokningar och no-shows

Hur många bokningar avbokas i sista minuten? Och hur ofta dyker gäster inte upp trots en bokning? Genom att analysera dessa mönster kan du hitta sätt att minska förlorade intäkter, exempelvis genom att justera avbokningsvillkor eller erbjuda förbetalda bokningar.

Prognoser och framtida trender

Genom att jämföra historiska data med nuvarande trender kan du göra bättre prognoser för framtiden. På så sätt kan du anpassa personalstyrkan, planera inköp och sätta rätt priser för att maximera lönsamheten.

Genom att använda ett bokningssystem som erbjuder flexibla rapporter kan du själv välja vilka nyckeltal du vill analysera och presentera dem på det sätt som passar din verksamhet bäst.

Viktiga rapporter och nyckeltal att hålla koll på

För att kunna dra nytta av din data behöver du ha rätt rapporter och nyckeltal att analysera. Ett bra bokningssystem, som till exempel Modular Visit, ger dig möjligheten att ta fram både fasta rapporter, som ger en snabb överblick över viktiga nyckeltal och anpassade rapporter där du själv väljer parametrar och filtrerar data utifrån dina specifika behov. Här är några av de viktigaste rapporterna och KPI:erna som hjälper dig att förstå och förbättra din verksamhet.

Beläggningsrapport

En beläggningsrapport hanterar boendedatum och bokningsdatum. Den visar hur många rum på hotell eller enheter på camping som är bokade under en viss period. Den ger dig en mer detaljerad överblick över:

• Bokningar, bokade rum & gästnätter på ditt hotell
• Bokningar, bokade enheter & gästnätter på din camping
• Beläggningsgrad (hur stor andel av dina rum/enheter som är bokade)

Genom att analysera denna data kan du identifiera perioder med låg beläggning och sätta in riktade kampanjer för att fylla upp tomma platser.

Intäktsrapport

En intäktsrapport visar hur mycket du tjänar per bokning och per enhet. Några av de viktigaste KPI:erna att hålla koll på är:

• ADR (Average Daily Rate)
  Genomsnittlig intäkt per uthyrt rum på hotell eller enhet på camping.
• OCC (Occupancy Rate)
  Beläggningsgraden i procent
• Rev.PaR
  Revenue per available room för hotell
• Rev PaU
  Revenue per available unit för camping
• Extra spend per gäst/bokning
  Visar hur mycket gästerna spenderar utöver själva boendet genom att lägga till extra produkter i bokningen. Till exempel frukost, sängkläder eller aktiviteter. Detta gäller endast produkter som bokas i förväg och registreras i systemet, inte spontanköp på plats i restaurang eller butik.

Att ha koll på dessa nyckeltal gör det enklare att justera priser och erbjudanden för att maximera intäkterna.

Avbokningar och No-shows

Hur många bokningar avbokas och hur många gäster dyker inte upp? En avbokningsrapport visar avbokningsfrekvensen och vilka bokningstyper som oftast blir inställda. KPI:er att hålla koll på här är:

• Andel avbokningar – Hur stor procent av bokningarna avbokas?
• No-show rate – Andel bokningar där gäster aldrig dyker upp.

Genom att analysera dessa siffror kan du beräkna hur många rum du ska överboka och när, för att kunna maxa din beläggning och dina intäkter. Du kan även justera avbokningsvillkor eller erbjuda icke-återbetalningsbara alternativ för att minska förlorade intäkter.

Genomsnittlig vistelselängd (LoS – Length of Stay)

Denna rapport hjälper dig att analysera trender över tid, identifiera vilka perioder som lockar längre vistelser och optimera prissättning eller erbjudanden därefter. Den visar hur länge gäster i genomsnitt stannar per bokning. Ett hotell kan exempelvis anpassa sina paket för att förlänga gästernas vistelse medan en camping kan se vilka enhetstyper som oftast bokas för längre perioder.

Försäljning på plats

Visar intäkter från produkter och tjänster som köps direkt på plats, exempelvis i restaurang, butik eller reception. Till skillnad från förbokade tilläggstjänster ger denna rapport en översikt över spontanköp som görs under vistelsen. Genom att analysera denna data kan du se vilka produkter som säljer bäst, identifiera trender och optimera din merförsäljning, exempelvis genom att justera öppettider, lagerhållning eller marknadsföring av specifika erbjudanden.

Bokningskanaler

En kanalflödesrapport hjälper dig att förstå vilka bokningskanaler som genererar bäst. Du kan exempelvis jämföra:

• Direktbokningar via din hemsida
• Bokningar via OTA:er (t.ex. Booking.com, Expedia)
• Bokningar via telefon eller e-post

Om du ser att en viss kanal har högre intäkter eller bättre beläggning kan du fokusera mer på den i din marknadsföring. Men det är också viktigt att väga in kostnaderna. Manuella bokningar kräver mer arbetskraft, medan bokningar via OTA:er och GDS ofta innebär höga provisionsavgifter. Genom att analysera både intäkter och kostnader per kanal kan du optimera din bokningsstrategi och maximera lönsamheten.

Väntelistor och walk-ins, fånga upp fler gäster

Om du ofta har fullbokat kan det vara smart att arbeta med väntelistor och analysera hur många av dessa som omvandlas till faktiska bokningar. Walk-in-rapporter hjälper dig att se hur många obokade gäster du får in, vilket kan vara bra att ta hänsyn till när du planerar.

Personal- och driftsrapporter

Utöver bokningsrelaterad data är det även viktigt att hålla koll på kostnader. Personalkostnader och kundnöjdhet kan ge insikter i hur du kan förbättra servicen och optimera driften.

Med en rapportgenerator kan du själv välja vilka nyckeltal du vill analysera och presentera dem på det sätt som passar dig bäst.

Så kan du använda data för att optimera din verksamhet

Bokningsdata är mer än bara siffror. Det är nyckeln till att förstå dina gäster, öka dina intäkter och effektivisera driften. Genom att analysera datan kan du fatta mer välgrundade beslut och optimera verksamheten för att både spara tid och maximera lönsamheten.

Rätt pris vid rätt tidpunkt med dynamisk prissättning

Att anpassa priserna efter efterfrågan är en av de mest effektiva strategierna för att öka intäkterna. Många hotell och campingar gör endast små justeringar mellan hög- och lågsäsong men genom att analysera beläggning och bokningstrender kan du sätta mer dynamiska priser. Om du ser att vissa datum blir fullbokade kan du höja priserna under dessa perioder medan du under lugnare veckor kan erbjuda lägre priser eller paket för att locka fler gäster. Att använda ”early bird”-erbjudanden är också ett smart sätt att fylla upp kapaciteten i god tid.

Bättre planering av beläggning och personal

Genom att analysera din beläggningshistorik kan du prognostisera vilka dagar som kräver mer resurser och planera bemanningen därefter. Att ha rätt antal anställda på plats gör att du kan hålla nere kostnader samtidigt som servicenivån hålls hög. Dessutom kan du använda data för att förutse när flest walk-in-gäster kommer, vilket gör det enklare att avgöra om extra personal behövs under vissa tider på dygnet eller veckan.

Skräddarsydd marknadsföring för ökad konvertering

Data ger en ovärderlig inblick i gästernas beteenden och preferenser, vilket gör det möjligt att skapa riktade erbjudanden. Istället för att skicka generella kampanjer kan du använda data för att anpassa kommunikationen. Gäster som ofta bokar under lågsäsong kan exempelvis få exklusiva rabatter medan tidigare gäster kan erbjudas uppgraderingar eller specialpaket. Automatiserade påminnelser till återkommande gäster kan också vara ett effektivt sätt att få dem att boka sin nästa vistelse. Genom att analysera vilka erbjudanden som faktiskt ger höga intäkter och bra beläggning kan du optimera din marknadsföringsstrategi och fokusera på det som ger bäst resultat.

Minska avbokningar och no-shows

Avbokningar och uteblivna gäster kan vara en stor utmaning men genom att analysera mönster kan du vidta åtgärder för att minimera förlusterna. Genom att identifiera vilka typer av bokningar som oftast avbokas kan du anpassa avbokningsvillkor eller införa icke-återbetalningsbara alternativ. Om du ser att vissa veckor har hög no-show-frekvens kan du testa att ta förskottsbetalning eller skicka automatiserade påminnelser för att säkerställa att gästen verkligen kommer. Att förstå varför avbokningar sker hjälper dig att skapa smartare bokningsregler och öka andelen gäster som faktiskt checkar in.

Fyll tomma platser med väntelistor och walk-ins

Om du har hög efterfrågan under vissa perioder kan väntelistor vara en effektiv lösning för att säkerställa att alla platser fylls. Genom att analysera väntelistor kan du avgöra om det finns möjlighet att öka kapaciteten eller justera erbjudanden. På samma sätt kan du analysera data om walk-in-gäster och avgöra om det behövs fler resurser, särskilt under högsäsong.

Maximera intäkterna utöver vistelsen

Många gäster ger inte bara intäkter på sin logi. Genom att analysera gästernas köpbeteenden kan du optimera försäljningen av extratjänster. Genom att se vilken merförsäljning som är mest populär, som spa, middag eller parkering, kan du marknadsföra dessa mer effektivt vid rätt tidpunkt. Om du vet att vissa gäster ofta bokar middag på hotellet kan du exempelvis skicka ett erbjudande inför ankomsten. Genom att paketera populära tjänster tillsammans med boendet kan du även öka snittintäkten per bokning och förbättra lönsamheten.

Modular Visit – Gör det enkelt att arbeta datadrivet med hotellanalysverktyg

För att kunna dra nytta av all denna data på ett smidigt sätt krävs ett bokningssystem med en kraftfull analysfunktion och rapportgenerator. Modular Visit erbjuder en användarvänlig lösning där du enkelt kan få fram den information du behöver utan att manuellt behöva sammanställa siffror eller analysera Excel-ark.

Med Modular Visits rapportgenerator kan du själv välja vilka parametrar du vill analysera och hur du vill att datan ska presenteras. Det finns rapporter som täcker allt från beläggning och intäkter till gästbeteenden och bokningskanaler.

Här är några av de fasta rapporterna som hjälper dig att få en tydlig överblick över din verksamhet:

• Beläggningsrapport – Se beläggningsgrad och bokningar.
• Revenue-rapport – Analysera intäkter och KPI:er som ADR (Average Daily Rate), RevPAR (Revenue Per Available Room) och extra intäkter per gäst eller bokning.
• Avbokningar – Få insikt i avbokningsfrekvens, orsaker och tidpunkt för avbokningar för att optimera avbokningsvillkor och minska förlorade intäkter.
• No-shows – Identifiera mönster och optimera din bokningspolicy.
• Kanalflöde – Se vilka bokningskanaler som ger flest och mest lönsamma bokningar.
• Gästanalys – Förstå kundnöjdhet och spenderingsmönster för att skapa bättre erbjudanden.
• Väntelistor – Analysera hur ofta väntelisteplatser fylls, vilka perioder som har störst efterfrågan och hur du kan förbättra konverteringen från väntelista till faktisk bokning.
• Walk-ins – Analysera hur du bäst fyller tomma platser och optimerar kapaciteten.

Genom att använda rätt data slipper du gissa – istället kan du fatta beslut baserade på konkreta siffror.

Ta kontroll över din data

Att använda bokningsdata på rätt sätt är avgörande för att driva en framgångsrik hotell- eller campingverksamhet. Med Modular Visits rapportgenerator får du tillgång till de nyckeltal och insikter du behöver för att förstå dina gäster, optimera din drift och öka lönsamheten. Oavsett om du vill öka dina intäkter , analysera marknadsföringsinsatser eller optimera bemanningen, har du all data till hands i ett och samma system.

Vill du veta mer om hur du kan använda Modular Visits rapportgenerator för att fatta bättre beslut och få en mer lönsam verksamhet? Kontakta oss idag och upptäck hur du kan ta ditt hotell eller din camping till nästa nivå.