Introduktion – varför valet av bokningssystem är viktigt

Att välja rätt bokningssystem är ett viktigt strategiskt beslut för hotell. Ett väl integrerat bokningssystem innebär inte bara att hantera bokningar – det är grunden för att skapa smidiga arbetsflöden, förbättra gästens upplevelse och optimera den dagliga driften. I en tid där besöksnäringen digitaliseras allt mer kan rätt bokningssystem också minska komplexiteten i driften genom att sammanföra funktioner som betalningar, kunddata och marknadsföring i en och samma plattform. Med Modular Visit som partner får din verksamhet en allt-i-ett-lösning som både förenklar och förbättrar varje del av gästresan.

Vad är ett bokningssystem och hur fungerar det?

Ett bokningssystem är en digital lösning som effektiviserar hur hotell och campingar hanterar bokningar, betalningar och administration. Modular Visits plattform fungerar som en centraliserad lösning där alla delar av administrationen – från första bokningen via webben till utcheckning och betalning – hanteras sömlöst, i ett och samma system. Genom att samla allt på ett ställe minskar behovet av att hantera flera system, vilket både minskar administrativa kostnader och underlättar för personalen.

Viktiga faktorer att tänka på när du väljer bokningssystem

Funktionalitet och integrationer

Ett bra bokningssystem måste kunna integreras med andra system för att skapa en helhetslösning. Vid val av bokningssystem är det viktigt att kartlägga, vilka system som behöver integreras med varandra och vilken typ av data som ska skickas. En grundläggande funktion är att kunna integreras med WBE (web booking engine) och CRM (Customer Relationship Management).

Vi har utformat vår plattform för att täcka alla centrala funktioner ett hotell med flera olika verksamheter kan behöva. Då vårt bokningssystem är en del av en hel plattform är det flera integrationer som inte behöver skapas då plattformen redan täcker det som andra leverantörer erbjuder som många olika system.

Integration med PMS och CRM

En grundläggande funktion är att kunna integrera PMS och CRM (Customer Relationship Management) mot varandra.

På Modular Visits plattform är PMS och CRM fullt integrerade i samma system. Detta ger en helhetsbild av gästens resa och gör det enklare att erbjuda personliga tjänster och följa upp kundrelationer. Det gör det också betydligt mycket enklare för hotellets personal att arbeta med den dagliga driften. Bara ett system att lära sig, och bara en support att kontakta om assistans behövs.

Möjlighet till Channel Manager-integration

En integration med en Channel Manager är avgörande för hotell och campingar som arbetar med externa bokningskanaler. En channel manager gör att du kan hantera bokningar och prissättning i flera kanaler samtidigt oavsett om det är en direktbokning via telefon, din hemsida eller en OTA (online travel agency). På så vis kan du maximera intäkter och undvika dubbelbokningar samtidigt som du drar ned drastiskt på tiden det tar att administrera.

POS- och betalningslösningar

Inbyggd POS-lösning möjliggör smidig hantering av betalningar över olika delar av verksamheten, från reception till restaurang.

Modular Visit erbjuder en integrerad POS som följer hela betalningsflödet. Oavsett om du tar betalt online (via kort, swish eller bank till bank) eller om dina gäster betalar på plats i en betalterminal så är betalningssystemet detsamma och sitter ihop med resten av plattformen.

Användarvänlighet

Det är viktigt att tänka på att systemet ska vara lätt att använda och snabbt att lära sig, både för nya och erfarna medarbetare.

Samtliga delar av vår plattform är utformade för att man snabbt ska kunna arbeta i systemet. Introduktion och upplärning går fort och alla delar av systemets gränssnitt är intuitiva. Din personal kommer enkelt kunna byta till vår plattform, och effektivt arbeta med den.

Self-service för gästerna

För gästerna innebär self-service både ökad bekvämlighet och kontroll. Modular Visits plattform erbjuder en möjlighet för kunden att själv utföra för incheckning, utchecking, betalningar och köpa tilläggstjänster, vilket också minskar arbetsbelastningen för personalen, och istället kan de fokusera på att hjälpa gästen att få en så bra vistelse som möjligt.

Skalbarhet och anpassningsbarhet

Vårt bokningssystem är utformat för att enkelt skalas upp, både horisontellt och vertikalt. Det spelar ingen roll om du driver ett mindre bed and breakfast på landsbygden eller ett stort stadshotell. Går du från 1 till 3 till 50 hotell, så är vi rustade för att skala upp tillsammans med din verksamhet.

Möjligheter att växa med verksamheten

Vår plattform är utformad för att du enkelt ska kunna gå från en liten verksamhet till en stor. Oavsett om du driver ett litet bed and breakfast med 5 rum eller ett stort hotell med 200 rum. Prissättningen av vår plattform är uppbyggd så att du betalar mindre och mindre ju större din verksamhet är.

Hantering av personuppgifter (GDPR)

Det är viktigt att ta i beaktning att GDPR följs och att personlig data används på ett korrekt och säkert sätt. Modular Visits plattform följer GDPR och högsta säkerhetsstandarder för att skydda personuppgifter och följa lagstadgade krav.

Automatisering och effektivisering

Automatisering av rutinarbete är avgörande för att förbättra effektiviteten och minska manuella misstag. Det är viktigt att jämföra i vilken utsträckning olika system kan automatisera uppgifter.

Vårt system möjliggör en rad olika automatiseringar för att underlätta den dagliga verksamheten och frigöra tid för personalen. Till exempel digital kunddialog, där systemet hanterar kommunikationsflöden. Vid bokningar av tilläggstjänster, som en extrasäng, får berörd personal, exempelvis städ, automatiska uppgifter att förbereda dessa på plats. Eller för att till exempel minska kostnader för outnyttjade bokningar finns en automatiserad hantering av “no-shows” – om en gäst inte dyker upp, avbokas resterande nätter automatiskt. Med dessa funktioner får du en plattform som effektiviserar både administration och kundservice.

Så här utvärderar du ett bokningssystem i praktiken

funktionalitet och användbarhet

Den absolut viktigaste faktorn när du jämför olika bokningssystem är vilken funktionalitet som finns i systemet. Finns allt som behövs för att driva din verksamhet på ett smidigt sätt, på 1 års sikt och på 10 års sikt? Det också vara viktigt att väga in organisationen bakom systemet och i vilken grad systemet kommer fortsätta vidareutvecklas för att kunna möta framtida behov. Att göra en intern checklista för vilka funktioner som är absolut kritiska “need to have” och vilka som är mer av slaget “nice to have” brukar vara en bra start. Låt listan bli ett levande dokument som kan fyllas på allt eftersom olika system jämförs, då det ofta är svårt att tänka på allt från början. Vissa funktioner vet man kanske inte att man behöver innan man får de presenterade för sig.

Kostnadsjämförelse och prisstruktur

Jämför kostnader och säkerställ att det valda bokningssystemet erbjuder en transparent och rättvis prisstruktur. Försök dock alltid jämföra kostnader i relation till vad systemet erbjuder och inte bara i relation till andra system. System används av personer, och personal är en stor del av kostnaden hos de flesta verksamheter. Genom att välja ett system som underlättar för din personal, och sänker deras arbetsbelastning, drar du därför ofta ned på kostnader. Jämför därför inte de olika systemens kostnad mot varandra, utan jämför istället vilka funktioner respektive system erbjuder och till vilket pris.

Support och utbildning från leverantören

En tillförlitlig support är avgörande. Att du vet att hjälpen finns att få när du behöver den. Genom att samla flera system hos en leverantör och på så sätt få en och samma support förenklar du driften för din personal, en faktor som kan bli avgörande i en jämförelse mellan olika system. Undersök också noga vilka supportkanaler (telefon, mail, chat etc.) som finns tillgängligt och under vilka av veckans dagar och tider respektive supportkanal är tillgänglig. Det är också viktigt att undersöka hur migrering och onboarding kommer att se ut. I vilken mån din personal kommer att vara involverad i de olika delarna. Hur lång är utbildning och hur snabbt kan man förväntas vara igång? Det är viktiga frågor att få besvarat.

Testperioder och demoversioner

Ta vara på testperioder och demo-alternativ för att säkerställa att systemet möter verksamhetens behov. På så sätt kan du sätta upp respektive system och jämföra just utifrån din verksamhets behov. Det kan vara svårt att tänka på alla delar innan man får möjlighet att faktiskt testa ett system.

Sammanfattning och rekommendationer

Att välja rätt bokningssystem är en investering i både drift och en möjlighet att avlasta personalen så gästen kan få en bättre upplevelse. Ta dig tid att lära dig om alla delar i de olika system du jämför. Troligtvis kommer processen att lära sig olika system också vara lärorik för att se hur man kan lösa drift på olika sätt, bättre eller sämre. Vanliga misstag inkluderar att välja ett system som saknar integrationer, bristande säkerhet eller begränsad support. Vi har lyssnat på många verksamheter inom besöksnäringen och var de vanligaste fallgroparna har varit. Utifrån det har vi utformat vår plattform för att täcka alla behov, vilket säkerställer en smidig implementering och långsiktig användning. Kontakta oss för att se hur vi kan hjälpa din verksamhet.