Hur framgångsrika varumärken väljer PMS-system

Att välja rätt Property Management System (PMS) är ett avgörande affärsbeslut. Det är hjärtat i din verksamhet och hanterar allt från bokningar till fakturering och analyser. Gör du rätt val, kommer din verksamhet att flyta på smidigt.

Problemet? Det finns flera PMS-lösningar på marknaden idag. Alla hävdar att de är det bästa valet. Vissa har lockande priser men saknar viktiga funktioner. Andra har kraftfulla verktyg men kräver månader av utbildning.

Den här guiden förklarar hur framgångsrika företag väljer sina PMS-system. Vi tittar på verkliga fall, går igenom viktiga funktioner och visar hur du kan undvika kostsamma misstag.

När du har läst klart kommer du att veta exakt hur du väljer det bästa PMS-systemet för din verksamhet – ett som inte bara uppfyller dina nuvarande behov, utan också hjälper dig att växa i framtiden.

Låt oss börja med att förstå vad ett PMS-system egentligen är och varför det är så viktigt för din framgång.

Vad är ett PMS-system för hotell?

• Hantera bokningsprocesser.
• Hantera betalningar.
• Hantera gästkommunikation.
• Effektiviserar städuppgifter, kundservice och administration.
• Stödjer dataanalys och beslutsfattande.

Typer av PMS-system

Det finns två huvudsakliga typer av PMS-system: lokalt installerade och molnbaserade. Båda har sina egna fördelar och utmaningar, och vilket som passar bäst beror på din verksamhets behov.

Lokalt installerat PMS

Ett lokalt PMS-system installeras direkt på företagets egna datorer. Det ger större kontroll över data och möjligheter till anpassning. Det är en bra lösning för företag med specifika säkerhetskrav eller unika arbetsprocesser. Exempelvis kan företag i regioner med strikta datalagar föredra en lokal installation.

Nackdelen är den höga startkostnaden för både utrustning och licenser. Dessutom kräver systemet kontinuerligt underhåll och ofta en IT-avdelning. Detta kan vara en utmaning för mindre företag med begränsade resurser.

En stor fördel är dock att systemet kan skräddarsys efter verksamhetens behov, vilket gör det till ett bra val för etablerade företag som vill ha full kontroll över sin infrastruktur.

Molnbaserat PMS

Molnbaserade PMS-system blir allt vanligare, särskilt i snabbväxande branscher. Deras popularitet beror på flexibilitet och kostnadseffektivitet. Eftersom allt sköts online behövs ingen dyr hårdvara eller egen IT-personal.

En av de största fördelarna är enkel integration. Många molnbaserade system kan kopplas ihop med externa plattformar som Online Travel Agencies (OTAs), vilket gör att arbetsflödet blir mer automatiserat.

Även om den initiala kostnaden är låg kan månatliga prenumerationsavgifter bli en betydande kostnad över tid. Men för många företag väger fördelarna – som automatiska uppdateringar och minimal underhållsansvar – tyngre än kostnaden.

För företag som satsar på tillväxt erbjuder molnbaserade system en oslagbar skalbarhet.

Vill du veta mer om hur dessa system påverkar hotellbranschen? Läs vår artikel om PMS-automation.

Innan vi går in på hur du väljer rätt PMS-system kan det vara bra att förstå grunderna. Om du är ny på området eller vill uppdatera dina kunskaper, kan du läsa vår guide om PMS-system. Har du redan koll? Då går vi direkt vidare till hur du hittar det bästa systemet för din verksamhet.

Viktiga funktioner att leta efter i ett PMS-system

När du väljer ett Property Management System (PMS) är det viktigt att jämföra funktionerna för att hitta ett system som matchar dina behov.

1. Användarvänligt gränssnitt

Ett enkelt och intuitivt gränssnitt är avgörande. Det gör systemet lätt att använda och minskar utbildningstiden för personalen. Ju snabbare de lär sig systemet, desto mer tid kan de lägga på sina arbetsuppgifter.

2. Möjlighet till integration

Ett PMS-system bör kunna integreras med befintliga system, som ekonomi- och CRM-system. Det gör att olika avdelningar kan samarbeta smidigare och att data kan flöda sömlöst mellan system.

3. Kraftfulla rapportverktyg

Bra rapportfunktioner ger insikter om verksamhetens prestationer, vilket är avgörande för att fatta välgrundade beslut och förbättra driften.

För att hjälpa dig att välja rätt system har vi tagit fram några viktiga kriterier:

• Användarupplevelse och gränssnitt
• Integration och kompatibilitet
• Prestanda och pålitlighet
• Kostnadsjämförelse
• Inlärningskurva
• Kundsupport

Modular visits plattform är skapad för att förenkla hotells digitala landskap och samla flera system. Vår plattform erbjuder PMS, CRM, POS, WBE och channel manager.

Fördelar med att använda ett PMS-system

• Förenklar dagliga arbetsuppgifter
• Ökar teamets effektivitet

Effektiviserar verksamheten

Ett PMS-system minskar manuella uppgifter genom att automatisera bokningar, fakturering och incheckningar. Genom att automatisera dessa moment kan hotell spara både tid och resurser. Till exempel kan en uppgift som tidigare krävde flera personer nu hanteras med några få klick.

Systemet synkroniserar även scheman i realtid, vilket gör att housekeeping och bokningar alltid är uppdaterade. Detta minskar risken för dubbelbokningar och andra misstag.

Ökar personalens produktivitet

Automatiseringen av rutinuppgifter gör att personalen kan fokusera mer på gästbemötande. När de slipper repetitiva arbetsuppgifter kan de lägga mer energi på att skapa en bättre gästupplevelse. Det leder inte bara till nöjdare gäster utan även till högre trivsel bland personalen.

Genom att ha mer tid för gästerna kan personalen bygga starkare relationer, vilket ofta leder till återkommande bokningar och positiva omdömen.

Förbättrar beslutsfattandet

Med hjälp av rapporter och analyser i realtid kan ledningen snabbt identifiera trender och fatta bättre beslut. Till exempel kan insikter om beläggning hjälpa till att planera bemanningen mer effektivt. På samma sätt kan data om lönsamma kundsegment användas för riktade marknadsföringskampanjer.

Genom att analysera konkurrens och gästbeteenden kan hotellen justera sina priser i realtid för att maximera intäkterna utan att kompromissa med lönsamheten.

Underlättar efterlevnad av regler och lagar

Ett PMS-system hjälper företag att följa branschstandarder och lagar genom att automatisera och dokumentera nödvändiga processer. Det säkerställer att bokföring och betalningar sköts korrekt och att gästuppgifter hanteras enligt gällande dataskyddslagar.

Många system erbjuder också uppdateringar som automatiskt anpassas till nya regelverk, vilket gör att företaget alltid ligger steget före när det gäller efterlevnad.

Gör det lättare att växa

Med ett PMS-system är det enkelt att skala upp verksamheten. Systemet anpassar sig efter ökade behov och gör det smidigt att lägga till fler rum eller tjänster utan att påverka prestandan. Speciellt molnbaserade system ger stor flexibilitet och kräver minimal IT-support.

Genom att ha ett system som växer med verksamheten kan företag planera för expansion utan att tumma på servicekvaliteten.

Jämförelse av PMS-alternativ för företag

Att välja rätt Property Management System (PMS) är avgörande. Här går vi igenom de viktigaste faktorerna att överväga.

Prissättning och värde

Prissättningen för Property Management Systems (PMS) varierar beroende på leverantör och vilka funktioner som ingår. Många system använder en månadsavgift, vilket innebär en fast kostnad för att få tillgång till systemet, oavsett antal användare eller fastigheter. För företag med större behov kan dock extra kostnader tillkomma. Tilläggsavgifter per användare är vanliga, vilket betyder att priset ökar i takt med att fler i personalen får tillgång till systemet. På samma sätt kan en tilläggsavgift per anläggning tillkomma om verksamheten har flera fastigheter, såsom hotell, campingplatser eller vandrarhem.

Vissa leverantörer baserar sin prissättning på boendeanläggningens storlek, där en månadskostnad per rum används. Detta innebär att ett hotell med fler rum betalar mer, vilket kan vara en fördel för mindre verksamheter men en kostnadsutmaning för större anläggningar. Andra system använder en omsättningsbaserad modell, där kostnaden beräknas som en procentuell avgift på all bokningsomsättning som hanteras via PMS-systemet. En liknande modell gäller för bokningar som görs via den webbaserade bokningsmotorn (WBE), där en procentuell avgift tas ut på bokningar som kommer in via hotellets egen hemsida.

Utöver grundkostnader kan extra funktioner medföra ytterligare avgifter. Många PMS-leverantörer erbjuder en channel manager för att synkronisera bokningar med olika distributionskanaler, men detta kan komma med en separat kostnad. För varje ansluten OTA (Online Travel Agency), såsom Booking.com eller Expedia, kan en tilläggsavgift per integrerad OTA tillkomma, vilket innebär att kostnaderna snabbt kan öka för verksamheter som är beroende av många olika bokningskanaler.

För verksamheter som vill ha mer avancerade funktioner kan det också finnas avgifter för specifika tjänster. Exempelvis kan automatisering, revenue management och AI-driven prissättning vara funktioner som kräver en extra månadskostnad. På samma sätt tar vissa system betalt för att integrera med externa tjänster som CRM-system, POS (kassasystem) eller bokföringsprogram.

Betalningshantering är ytterligare ett område där kostnader kan tillkomma. Många PMS har en transaktionsavgift på betalningar, där systemet tar ut en fast avgift plus en procentuell andel av beloppet på alla transaktioner som hanteras online. Om kassasystem och betalterminaler ingår i PMS-lösningen kan en extra avgift för POS (Point of Sale) tillkomma, liksom en separat kostnad för fysiska betalningar via kassor och terminaler.

Slutligen finns även kostnader för kommunikation med gäster. Ett vanligt exempel är en avgift för sms-utskick, där varje meddelande som skickas från systemet – exempelvis bokningsbekräftelser eller påminnelser – medför en kostnad. Detta kan vara en viktig faktor att räkna med för hotell som använder automatiserad kommunikation i stor utsträckning.

Sammanfattningsvis kan PMS-leverantörernas prismodeller vara komplexa, och det är viktigt att noggrant analysera de olika kostnadskomponenterna. Vissa system erbjuder en mer transparent och fast prissättning, medan andra kan verka billiga i grunden men snabbt bli dyra när alla tillägg räknas in. Att förstå och jämföra dessa avgifter är avgörande för att välja en PMS-lösning som passar verksamhetens budget och behov.

Hur du väljer det bästa PMS-systemet

• Steg för att matcha PMS med affärsmål.
• Säkerställ att valet möter specifika behov.

Steg 1: Bedöm verksamhetens behov

Börja med att förstå din verksamhet i detalj. Identifiera problemområden som påverkar den dagliga driften. Lista de specifika krav som systemet måste uppfylla. Om incheckningen tar för lång tid, ska det vara ett prioriterat krav.

Se också över juridiska krav och operativa flaskhalsar. Är dataskydd en utmaning? Tar datainmatning för mycket tid? Ju bättre förståelse, desto lättare blir valet av PMS.

För att inte missa något, sätt ihop en urvalsgrupp med representanter från olika avdelningar, såsom IT, ekonomi och drift. En bredare insyn ger ett mer genomtänkt beslut.

Branschstandarder

Ett bra PMS bör följa gällande regler och standarder, särskilt inom dataskydd. Ett system som automatiskt anpassas till nya regler sparar tid och energi.

Steg 2: Kortlista och testa alternativ

När behoven är tydliga kan du börja sålla bort system som inte matchar kraven. Fokusera på de som verkar ha störst potential.

Boka in demonstrationer med leverantörer och testa systemen i praktiken. Notera användarvänlighet och funktionalitet. Ställ frågor och be om konkreta exempel på hur systemet kan förbättra verksamheten.

Ta in synpunkter från teamet som ska använda systemet. Deras insikter kan vara avgörande och hjälpa till att se både fördelar och nackdelar.

Steg 3: Ta ett datadrivet beslut

Samla in all feedback från testerna och analysera resultaten. Både kvalitativa omdömen och kvantitativa data, såsom kostnad och effektivitet, bör vägas in.

Jämför systemens styrkor och svagheter genom att skapa en översikt. Det ger en tydligare bild av vad som passar bäst för verksamheten.

Använd en poängsättningsmetod för att utvärdera faktorer som kostnad, användarvänlighet och funktionalitet. Systemet med högst poäng bör vara det bästa valet.

Övriga överväganden

Innan beslutet fattas, kontrollera leverantörens tekniska support. Finns support dygnet runt? Erbjuds utbildning för användarna? Ett bra supportpaket kan vara avgörande för en smidig övergång.

Samla alla beslutsfattare och gå igenom all insamlad data innan slutgiltigt val. Enighet inom teamet ökar chansen för en lyckad implementering.

Tänk även på framtiden. Välj ett system som kan växa med verksamheten. På så sätt slipper ni byta system mitt i en tillväxtfas, vilket sparar både tid och resurser.

Vanliga misstag vid val av PMS-system

• Undvik vanliga fallgropar för att välja rätt system.
• Involvera personalen för att förbättra systemets effektivitet.
• Förbered för framtida tillväxt utan extra kostnader.

1. Att ignorera personalens input

Att bortse från personalens åsikter är som att ignorera husets grund. De använder systemet dagligen och kan identifiera potentiella problem. Genom att inkludera dem i beslutsprocessen ökar acceptansen, vilket förbättrar både användarvänlighet och arbetsflöde.

En bred urvalsgrupp med representanter från alla avdelningar ser till att PMS-systemet möter allas behov. Prata med receptionen, housekeeping, ekonomiavdelningen och ledningen för att få en helhetsbild.

2. Att bortse från långsiktiga mål

Många företag byter PMS-system efter bara några år på grund av bristande framtidsplanering. Ett system bör kunna skalas upp, anpassas till nya marknader och integreras med framtida verktyg.

Att välja ett system som inte kan växa med verksamheten kan leda till dyra byten längre fram.

3. Att endast fokusera på kostnad

Pris är viktigt, men billigast är inte alltid bäst. Lägre kostnader kan innebära färre funktioner, sämre support eller begränsad skalbarhet, vilket kan leda till ökade driftskostnader på sikt.

Utvärdera systemets långsiktiga värde, inklusive effektivitet och automatisering. En balans mellan pris och funktionalitet ger ofta det bästa resultatet.

4. Att underskatta integration och support

Ett PMS måste kunna integreras med befintliga system för att undvika att information isoleras. Om systemen inte fungerar ihop kan det resultera i mer manuellt arbete och sämre effektivitet.

Support är lika viktigt. Många inser behovet av support först när problem uppstår. Se till att leverantören erbjuder tillräckligt med support och utbildning.

5. Att inte utvärdera prestanda och användarvänlighet

Att inte testa systemet ordentligt kan leda till oönskade överraskningar. Ordna visningar och pilotprojekt för att säkerställa att systemet fungerar smidigt och uppfyller era krav.

Se till att alla som ska använda systemet får prova det innan beslut fattas.

Sammanfattning

Att välja rätt Property Management System (PMS) är ett strategiskt beslut som påverkar hela verksamheten – från bokningshantering och drift till gästupplevelse och affärstillväxt. En väl genomtänkt PMS-lösning kan effektivisera dagliga processer, minska manuella uppgifter och skapa bättre samverkan mellan olika system och avdelningar. Däremot kan ett dåligt genomtänkt val leda till kostsamma misstag, ineffektiv drift och begränsad skalbarhet.

En av de viktigaste faktorerna vid valet av PMS är att identifiera vilka behov verksamheten har idag och vad som krävs för att kunna växa i framtiden. Ett system som är anpassat till nuvarande drift men saknar skalbarhet kan bli en begränsning längre fram. Därför är det avgörande att välja ett PMS som kan integreras med andra system, hantera ökade volymer och anpassas efter förändrade krav.

För att göra ett välgrundat val är det viktigt att inte bara fokusera på priset, utan även väga in funktionalitet, integrationer, användarvänlighet och support. Billiga system kan på ytan verka attraktiva, men kan innebära dolda kostnader för tilläggsfunktioner, integrationer och bristfällig kundsupport. Ett transparent prissystem och en leverantör med god support kan spara både tid och pengar i längden.

Vidare bör verksamheter säkerställa att PMS-systemet har användarvänliga gränssnitt och en smidig inlärningskurva för personalen. Ett komplicerat system kräver lång utbildning och kan leda till fler misstag i den dagliga driften. Enkelhet, tydliga arbetsflöden och mobilanpassade lösningar kan förbättra effektiviteten och minska behovet av teknisk support.

Slutligen är det viktigt att testa systemet innan köp. Genom att boka demos, genomföra pilotprojekt och samla in feedback från personalen kan verksamheten säkerställa att systemet möter både kortsiktiga och långsiktiga behov. Att inkludera representanter från olika avdelningar i beslutsprocessen säkerställer att PMS:et fungerar smidigt för alla som kommer att använda det.

Sammanfattningsvis bör valet av PMS grundas i en tydlig behovsanalys, noggrann utvärdering av funktioner och en förståelse för hur systemet kan bidra till verksamhetens utveckling. Ett genomtänkt val kan skapa bättre arbetsflöden, högre effektivitet och en förbättrad gästupplevelse – vilket i slutändan leder till ökad lönsamhet och långsiktig framgång. Nästa steg? Sätt upp en kravlista, boka in demos och utvärdera alternativen noggrant – framtidens PMS är det som bäst stödjer din verksamhets tillväxt.