Varför ett PMS är nyckeln till automatisering på hotell
Effektivitet och tidsoptimering är avgörande för framgång i hotellbranschen. Ett modernt PMS är hjärtat i hotellets digitala infrastruktur. Genom att automatisera arbetsflöden och kommunikation kan PMS minska kostnader, frigöra tid för personalen och förbättra gästupplevelsen. Modular Visits PMS är en plattform där alla system, inklusive WBE, POS och onlinebetalningar, är sammankopplade i realtid. Detta gör att hotell slipper hantera flera separata system och kan istället fokusera på en smidig och automatiserad drift. I denna artikel tar vi upp några urval av funktioner som enkelt går att automatisera i vår plattform.
Automatiserad kunddialog och kommunikation
Digital dialog för en bättre upplevelse
Automatisering av kunddialog innebär att gäster kan få automatiska uppdateringar om bokningar, betalningar eller andra händelser. Modular Visits har ett kraftfullt verktyg för att skapa utgående kommunikation. Både före, under och efter gästens vistelse. Du kan enkelt sätta upp egna meddelanden för alla steg i gästens process. Några vanliga exempel är:
- Bekräftad bokning
- Ändrad bokning
- Utskickad betallänk
- Avbokning
- No show
- Påminnelser
Samtliga mallar går också att skräddarsy specifikt för varje gäst vid utskick. Har en gäst till exempel beställt blommor till rummet via telefon så kan du ändra inledande fras och skriva “Tack för ditt samtal {gästens namn}, ..” för att få en ännu mer personlig upplevelse.
Effektivisering av kommunikationsflöden
Systemet skickar systemet automatiskt meddelanden och påminnelser, vilket sparar tid och ger gästen en mer sammanhållen upplevelse. Du väljer själv vilka händelser du vill automatisera kommunikationen för och du kan också ändra meddelandet till att passa just din tonalitet. Du lyfter enkelt in variabler i meddelandet, för att göra det mer personligt, till exempel kundens namn, rumsnummer, priser etc. Du skapar mallen genom att skriva till exempel “Hej {guest-name}, tack för din bokning”, vilket då kommer skriva ut respektive gästs namn vid utskicket.
Automatisering av dagliga arbetsuppgifter
Automatiska uppgifter till personalen
Modular Visits plattform har möjlighet att automatiskt skapa uppgifter (To-Dos) för personalen. Dessa går att automatisera så att det triggas utifrån händelser i systemet. Om till exempel X händer, skapas uppgift Y till person Z. Det kan till exempel vara om en gäst bokar en extrasäng, så kan städpersonal direkt få uppgiften att den ska placeras i rummet. Det går även att markera uppgifter som brådskande vilket ger en signal till den person som tar emot uppgiften.
Effektiv hantering av merförsäljning
Tilläggstjänster och merförsäljning läggs enkelt till i systemet, och rätt avdelning eller person får automatiskt uppgifter för att hantera gästens behov. Om en gäst till exempel önskar extra service, såsom blommor på rummet eller champagne, hanteras detta smidigt genom att rätt person får uppgiften automatiskt och kan förbereda det inför gästens ankomst.
Modular Visits plattform effektiviserar personalens arbetsflöden genom automatisering av uppgifter. Systemet kan automatiskt generera uppgifter baserat på specifika händelser. Till exempel:
- Om en gäst bokar en extrasäng, får städpersonalen omedelbart en uppgift att placera den i rummet.
- Tilläggstjänster och merförsäljning: när en gäst beställer extra tjänster som blommor eller champagne på rummet, tilldelas relevanta uppgifter automatiskt till ansvarig personal för förberedelse inför gästens ankomst.
- Återkommande uppgifter kan skapas automatiskt. Till exempel att brandvarnare ska kontrolleras månadsvis eller att gräsmattan ska klippas veckovis.
Uppgifter kan också markeras som brådskande för att signalera prioritet till mottagaren.
Automatiserad betalningshantering
Smidiga betalflöden – minska manuellt arbete
Automatisering i betalningshanteringen innebär att systemet hanterar betalningar för tredjepartskanaler utifrån de konfigurationer ert hotell önskar. Till exempel att kort från OTAs debiteras på en specifik tid ni väljer varje dag. Detta eliminerar manuellt arbete och säkerställer att alla transaktioner sker korrekt.
Synkroniserade betalningar i realtid
Oavsett om betalningar sker online, via länk, eller på plats synkroniseras alla uppgifter i Modular Visits plattform, vilket gör alla betalningsflöden enklare att följa och analysera.
Automatisering av hantering vid no-shows
När en gäst inte dyker upp, går det att välja om man till exempel vill att systemet automatiskt debiterar no-show-natten samt avbokar de återstående nätterna. Du kan även ha olika regler beroende på priskod eller avtal för gästen. Detta frigör direkt rummet för nya bokningar och minimerar förlorad inkomst.
Sammanfattning
Automatisering är nyckeln till att effektivisera hotellverksamheten, minska kostnader och skapa en bättre gästupplevelse. Modular Visits plattform automatiserar flera processer som kunddialog, betalningar och no-show-hantering i ett sammanhållet system. Detta är bara ett begränsat urval hur du kan arbeta med automatisering i vårt system, kontakta oss nedan för att se hur vi kan hjälpa din verksamhet att växa med automatisering.
