Vad är en WBE?

En WBE är ett digitalt bokningssystem som kopplas direkt till hotellets egen webbplats. Det gör det möjligt för gäster att se tillgängliga rum, priser och olika tillval – och boka direkt på hotellets sida. Till skillnad från traditionella bokningsmetoder är en WBE tillgänglig dygnet runt och kan i många fall automatisera bokningsprocessen.

Dock är inte alla WBE-lösningar helt automatiserade. I vissa fall krävs fortfarande manuell uppdatering av tillgänglighet, priser eller bokningsinformation, vilket kan skapa mer administration för hotellpersonalen. Skillnaden ligger i hur väl WBE:n är integrerad med hotellets övriga system. Modular Visits WBE, är en del av samma plattform, och är fullt synkroniserad med PMS och andra centrala system vilket säkerställer att all information uppdateras i realtid. Det innebär att bokningar hanteras sömlöst utan manuellt arbete, vilket både minskar personalens arbetsbörda och skapar en bättre bokningsupplevelse för gästen.

En modern bokningsupplevelse

När en gäst besöker hotellets webbplats bör de mötas av ett intuitivt och användarvänligt bokningsgränssnitt. Där kan de enkelt kontrollera rumstillgänglighet för sina önskade datum, jämföra olika rumstyper och priser, samt lägga till extra tjänster. Hela bokningsprocessen bör vara designad för att vara så smidig och friktionsfri som möjligt – från första klick till bekräftad bokning.

En undersökning från SiteMinder Changing Traveler Report 2025 visade att hela 52% av gäster avbryter en påbörjad onlinebokning på grund av en dålig bokningsupplevelse. Så det är av yttersta vikt att ha en modern, enkel och konverterande WBE för att öka sina direktbokningar.

Bakom kulisserna arbetar systemet i realtid med att uppdatera tillgänglighet, synkronisera priser och skicka bokningsbekräftelser. Ett robust system som är livekopplat mot Property Management System (PMS) säkerställer att all information är aktuell. Det minskar behovet av manuellt arbete och eliminerar risken för fel.

Förutom PMS bör WBE också vara sömlöst integrerad med andra centrala system, som Customer Relationship Management (CRM) och Point of Sale (POS). Genom kopplingen till CRM kan systemet exempelvis identifiera återkommande gästers preferenser och erbjuda relevanta uppgraderingar eller tilläggstjänster vid bokningstillfället. En POS-integration möjliggör dessutom smidig hantering av betalningar, där gästen kan välja sin föredragna betalningsmetod och även spara den för framtida köp.

En sådan helhetslösning skapar inte bara en mer effektiv bokningsprocess, utan också en bättre gästupplevelse och högre lönsamhet för verksamheten.

För att optimera bokningsupplevelsen erbjuder Modular Visit en WBE som är en del av samma plattform som övriga system, PMS, POS och CRM. Detta innebär att all information, från rumstillgänglighet och priser till information om gästen, såsom tidigare bokningar eller köp, uppdateras i realtid utan behov av ytterligare integrationer mellan olika system. Denna samverkan säkerställer att både gäster och personal alltid har tillgång till aktuell information vilket skapar en trygg och effektiv bokningsprocess.

Smidig integration med hotellets system

En modern Web Booking Engine (WBE) är mer än bara ett bokningsverktyg – den är en del av hotellets digitala ekosystem. Genom att vara en del av samma plattform som hotellets Property Management System (PMS) uppdateras rumstillgänglighet och priser automatiskt i realtid. Det säkerställer att gäster alltid ser korrekt information.

Kopplingen till kassasystemet (POS) gör det enkelt att hantera tilläggstjänster och betalningar. När en gäst bokar exempelvis spa, restaurangbesök eller parkering registreras det direkt i systemet och läggs till på rumsnotan. Det gör processen smidigare både för gästen och hotellet.

Fördelar för gästerna

Dagens hotellgäster förväntar sig mer än bara en bekväm säng – de vill ha en smidig och problemfri bokningsupplevelse. Med en modern WBE får de full kontroll över sin bokning. De kan enkelt se tillgängliga rum, jämföra priser och anpassa sin vistelse genom att lägga till extra tjänster, oavsett tid på dygnet.

Många uppskattar möjligheten att skräddarsy sin hotellupplevelse redan innan ankomst. Allt från sen utcheckning till spa-behandlingar och specialarrangemang kan läggas till i bokningen. Denna flexibilitet skapar en bättre gästupplevelse och bidrar till ökad kundnöjdhet.

Affärsmässiga fördelar för hotellet

För hotellet är en kraftfull WBE en direkt väg till ökad lönsamhet. Genom att locka fler gäster att boka direkt via den egna webbplatsen kan hotellet minska sitt beroende av externa bokningskanaler, OTA:er (online travel agencies, hotels.com, booking.com etc.) och på så sätt öka sin marginal på bokningen.

Men bara att ha en WBE innebär inte automatiskt att gäster väljer att boka där istället för via en OTA. För att driva över bokningsflödet krävs att hotellet aktivt arbetar med att skapa en attraktiv och trygg bokningsupplevelse. En viktig faktor är att erbjuda anledningar för direktbokning såsom exklusiva erbjudanden, rabatter, lojalitetsprogram eller extra förmåner (exempelvis gratis frukost eller sen utcheckning).

En annan avgörande aspekt är upplevelsen av själva bokningsflödet. Studien vi tidigare nämnde som visar att 52 % av resenärer har haft en negativ upplevelse vid bokning av hotell och därför avbrutit bokning – innebär att användarvänlighet, tydlig information och en friktionsfri process är avgörande för att “vinna” bokningen. En bra WBE bör därför erbjuda ett intuitivt gränssnitt, tydliga villkor, flexibla avbokningsregler och smidiga betalningsalternativ för att skapa förtroende och trygghet.

Genom att säkerställa en snabb, enkel och säker bokningsupplevelse kan hotellet successivt flytta fler bokningar från OTA:s till sin egen kanal – och därigenom behålla en större andel av intäkterna.

En WBE med stöd för uppförsäljning baserat på tidigare preferenser, eller stöd för lojalitetsprogram gör också att incitamentet för att boka direkt via hotellet blir starkare för gästen.

Utöver att vinna fler direktbokningar frigör en WBE också tid för personalen genom att automatisera bokningsprocessen. Det innebär att personalen kan fokusera mer på gästservice och skapa en ännu bättre upplevelse på plats. Samtidigt ger systemets analysverktyg insikter om bokningstrender och kundbeteenden, vilket gör det enklare att anpassa prissättning, kampanjer och marknadsföring för att attrahera fler direktbokningar över tid.

Framtidssäkrad teknologi

Hotellbranschen utvecklas ständigt, och att använda en modern WBE är en kritisk del i förändringen. Kunder har idag en allt högre förväntan på digitala verktyg. Samtidigt ökar också mobila bokningar för varje år, vilket gör responsiv design och snabb prestanda till en självklarhet.

Säkerhet är också en central del. Ett modernt bokningssystem måste skydda både betalningsinformation och personuppgifter enligt GDPR och andra regelverk. Det kräver kontinuerlig uppdatering och förbättring av säkerhetsfunktioner.

Slutsats

En modern WBE är idag en viktig del för att ge hotell möjlighet att öka sina bokningsintäkter. Det handlar inte bara om att erbjuda en digital bokningsmöjlighet, utan om att skapa en smidig och engagerande digital resa för gästen – från första interaktion till utcheckning.

Genom att välja rätt bokningssystem och utnyttja dess fulla potential kan hotellet både förbättra gästupplevelsen och öka lönsamheten. En kraftfull WBE inte bara en konkurrensfördel – det är en investering i framtiden.