Från bokning till affärsstrategi – PMS-funktionerna du missar

Varje hotellchef har varit med om den där kvällen. Fullbokat. VIP-gäster på plats. Och plötsligt fryser datorn i receptionen. Den typen av problem inte bara frustrerande – de är helt onödiga.

Moderna Property Management Systems (PMS) gör mycket mer än att bara hantera rumsbokningar. Faktum är att några av de mest värdefulla funktionerna ofta blir outnyttjade. Många hotell fokuserar på grundläggande uppgifter som incheckning och rumsfördelning, men det finns smarta verktyg som kan effektivisera hela verksamheten.

I den här guiden går vi igenom funktioner PMS som du eventuellt redan har, men ännu inte använder fullt ut. Från AI-baserad prissättning till automatiserad gästservice – det här är inga framtidslösningar, utan verktyg du kan börja dra nytta av redan idag.

Låt oss dyka ner i de PMS-funktioner som verkligen kan ge ditt hotell ett försprång.

Smartare hotellhantering – Funktioner i PMS som kan förändra din verksamhet

• Gör bokningshanteringen enklare och maximerar intäkterna med smart prissättning.
• Höjer gästupplevelsen genom personligt anpassad service.
• Förbättrar effektiviteten med datadrivna insikter.

1. Smidig bokningshantering

Bokningshantering handlar inte bara om att göra det enkelt – det handlar om att göra det rätt. PMS-system som är direktkopplade till online-resebyråer (OTAs) ser till att rumsutbudet alltid är uppdaterat över alla plattformar. Detta eliminerar dubbelbokningar och ger hotellet större räckvidd.

Att uppdatera tillgänglighet i realtid har en direkt påverkan på intäkterna. När gäster ser korrekt information om lediga rum ökar sannolikheten för bokningar. Dessutom minskar automatiserade bokningsbekräftelser gästernas osäkerhet och bygger förtroende redan innan de anländer.

2. Datadriven styrning av intäkter

PMS-system förändrar hur hotell arbetar med prissättning genom att analysera efterfrågan och justera rumspriserna i realtid. Med dynamiska lösningar för prissättning kan hotellen maximera sina intäkter genom att automatiskt anpassa priserna efter marknadsläget.

Prognosbaserade verktyg förbättrar strategierna ytterligare. Genom att förutse beläggningstrender och evenemang i närområdet kan hotell anpassa sin marknadsföring och optimera intäkterna. Ett intuitivt intäkts-dashboard ger snabb överblick över viktiga nyckeltal, vilket gör att chefer kan fatta bättre beslut utan att behöva gräva i långa rapporter.

3. Gästupplevelse på en ny nivå

Tekniken spelar en avgörande roll för gästupplevelsen – något många hotell ännu inte utnyttjar fullt ut. PMS-system med anpassningsbara gästprofiler gör det möjligt att automatiskt skräddarsy service baserat på tidigare vistelser, preferenser och särskilda önskemål.

En annan funktion som förbättrar upplevelsen är automatiserad kommunikation före ankomst. Gäster kan få meddelanden med bokningsinformation, tips på sevärdheter, betalningslänkar eller specialerbjudanden. Studier visar att proaktiv kommunikation före vistelsen har stor effekt på gästnöjdheten.

4. Effektivare personalhantering

Mobilvänliga gränssnitt för personalen förenklar arbetet och förbättrar kommunikationen. Receptionister, städpersonal och tekniker kan få uppdateringar om rumstatus i realtid, vilket gör det lättare att koordinera städning och underhåll.

Snabbare informationsdelning minskar även risken för missförstånd och effektiviserar samarbetet mellan olika avdelningar. I en bransch där tempot är högt, kan denna typ av smidiga kommunikationsverktyg göra stor skillnad.

5. Kraftfull rapportering och analys

PMS-system erbjuder avancerade rapporteringsmöjligheter som är avgörande för hotellens långsiktiga strategi. Detaljerade beläggningsrapporter hjälper hotell att identifiera mönster och optimera sin planering. Ekonomiska rapporter ger en tydlig bild av resultatet och gör det enklare att budgetera.

Utöver ekonomi ger marknadsrapporter en bredare bild av hotellbranschens trender. Att förstå sin konkurrenssituation är avgörande när det gäller kampanjer och investeringar. Dessa rapporter är mer än bara siffror – de är verktyg för att utveckla långsiktiga strategier baserade på fakta.

Vill du ta reda på ännu mer om hur PMS-system kan lyfta ditt hotell? Kolla in vår artikel om PMS-fördelar för hotell för ännu fler insikter om hur du kan använda systemets fulla potential.

Innan vi går djupare in på funktionerna i PMS-system är det värt att nämna några grundläggande principer. Läs vår omfattande guide om PMS-system. Där hittar du en stabil grund att utgå från.

Unika PMS-funktioner som förändrar hotellverksamheten

• Skräddarsydda gästprofiler gör det möjligt för hotell att anpassa servicen efter varje gästs preferenser.
• Mobilanpassade system ger personalen realtidsuppdateringar och förbättrar kommunikationen.
• Avancerade verktyg förändrar ledningsstrategier och skapar smidigare drift.

PMS-system har utvecklats långt bortom bokning och betalning. De fungerar nu som centrala nav som förenar gästupplevelsen med hotellets interna processer och flöden. Här går vi igenom hur specifika funktioner i PMS skapar en effektivare och mer personlig hotellupplevelse.

Verktyg för en personlig gästupplevelse

Personalisering är nyckeln till nöjda gäster. Det handlar inte bara om att tilltala gäster vid namn, utan om att förstå och uppfylla deras individuella önskemål genom hela vistelsen. Här är några av de funktioner som gör detta möjligt.

Anpassningsbara gästprofiler

Skräddarsydda gästprofiler ger stora fördelar inom hotellbranschen. Genom att samla in och lagra information om tidigare vistelser, preferenser och beteenden kan hotell erbjuda en mer personlig service. Det kan vara allt från favorittemperatur på rummet till specifika matönskemål. Denna typ av insikter hjälper hotellen att skapa en minnesvärd och skräddarsydd upplevelse för varje gäst.

Skräddarsydda rekommendationer

Rekommendationer baserade på gästdata gör att hotellen kan erbjuda mer än bara standardiserade tilläggstjänster. Genom att analysera tidigare bokningar och beteendemönster kan systemet föreslå relevanta tjänster, som en spabehandling eller en guidad tur. För att inte överväldiga gästen med valmöjligheter är det viktigt att fokusera på rätt erbjudanden vid rätt tillfälle.

Mobilanpassade system för hotellpersonal

Hotellbranschen är i ständig rörelse, bokstavligen. Personalen är ständigt på språng för att hjälpa gäster, och mobilanpassade system gör deras arbete smidigare. Här är några av de tekniska lösningar som förbättrar interaktionen mellan medarbetarna.

Rumsstatus i realtid

Med realtidsuppdateringar kan personalen hantera städning och underhåll mycket effektivare. Detta innebär snabbare rumsomställningar, vilket gör att gäster kan checka in tidigare och få en bättre upplevelse. Genom att alla i teamet har tillgång till den senaste informationen minimeras misstag och onödiga förseningar.

Omedelbara meddelanden för städning och service

Snabb och tydlig kommunikation mellan avdelningarna är avgörande för en smidig hotellverksamhet. PMS-system med notifikationsfunktioner ser till att personalen får uppdateringar direkt när ett rum är redo att städas eller när en gäst har ett specifikt önskemål. Detta effektiviserar arbetet och ser till att gäster får snabbare service.

Smidigare kommunikation mellan personalen

Effektiv internkommunikation är avgörande för att allt ska flyta på. Med mobilbaserade kommunikationsverktyg kan personalen skicka uppdateringar i realtid, vilket minskar risken för missförstånd. När rätt person får rätt information vid rätt tidpunkt blir arbetsdagen enklare och servicen bättre.

5. Automatiserade möjligheter till merförsäljning

Inom hotellbranschen kan strategisk merförsäljning göra stor skillnad för intäkterna. Genom riktade erbjudanden kan hotell nå rätt gäster baserat på deras bokningshistorik och preferenser. Dessa erbjudanden kan automatiseras, vilket innebär att gäster får personligt anpassade förslag – något som inte bara ökar intäkterna utan också förhöjer gästupplevelsen.

Redan vid bokningstillfället spelar merförsäljning en viktig roll. Genom att erbjuda rumsuppgraderingar eller specialpaket direkt i bokningsprocessen kan hotell maximera sina intäkter. Nyckeln är att presentera dessa val på ett diskret sätt så att det känns som en möjlighet snarare än en försäljningspitch. På så sätt blir bokningen inte bara en formalitet, utan en chans för gästen att skräddarsy sin vistelse.

För att säkerställa att dessa strategier ger resultat är det viktigt att analysera intäktsdata. PMS-system med avancerad analys kan spåra vilka kampanjer som fungerar bäst, så att hotellen kan justera sina erbjudanden för bästa möjliga effekt. Genom att använda denna information kan hotellchefer fatta välgrundade beslut och optimera sina försäljningsstrategier.

6. Djupgående analys och rapportering

Detaljerade beläggningsrapporter är en grundpelare i effektiv hotellhantering. De ger en tydlig överblick över hur verksamheten presterar – inte bara i form av beläggningsgrad, utan även genom insikter om gästbeteenden, bokningsmönster och säsongstrender. Dessa data hjälper hotell att fatta välgrundade beslut och planera för framtida tillväxt.

Ekonomiska rapporter inom PMS-system ger ytterligare ett lager av analys. Genom att sammanställa data om intäkter, utgifter och lönsamhet får hotell en helhetsbild av sin ekonomiska situation. Avancerade PMS-lösningar erbjuder dessutom anpassningsbara rapporter, vilket gör det lättare att identifiera kostnadsbesparingar och upptäcka intäktsläckor.

Marknadsanalyser ger hotell en bredare förståelse för branschen. Att hålla koll på marknadstrender är avgörande för att kunna justera priser och kampanjer i takt med konkurrensen. Genom att använda denna information kan hotell ligga steget före och snabbt anpassa sig till förändrade förhållanden.

7. Integrerad gästfeedback

Att samla in gästfeedback är viktigt, men det är hur feedbacken används som gör skillnad. De bästa PMS-systemen integrerar feedback direkt i systemet, vilket gör att hotell kan agera snabbt. När gäster lämnar omdömen eller gör förfrågningar kan systemet automatiskt följa upp och se till att ärenden hanteras utan onödiga förseningar.

Gästfeedback är också ovärderlig för att utveckla hotellverksamheten. Genom att analysera återkommande kommentarer kan hotell identifiera förbättringsområden och justera sina tjänster för att bättre möta gästernas förväntningar. Statistik visar att en av fyra gäster anser att snabb respons på feedback är avgörande för deras helhetsupplevelse. Detta visar vikten av att ha en smidig och effektiv uppföljningsprocess.

Personalisering av tjänster baserat på feedback skapar dessutom starkare kundrelationer. Genom att aktivt använda gästernas synpunkter kan hotell finjustera sina erbjudanden och förbättra gästupplevelsen.

8. Dynamiska prissättningsalgoritmer

Dynamisk prissättning har revolutionerat hotellbranschen. Systemet justerar rumspriser i realtid baserat på efterfrågan, säsong och marknadsläget. Genom att integrera dessa algoritmer i PMS kan hotell maximera sina intäktsmöjligheter. Med hjälp av realtidsdata kan systemet anpassa priserna snabbt och smidigt för att hålla sig konkurrenskraftigt.

Även historisk data spelar en viktig roll. Genom att analysera tidigare trender kan hotell förutse efterfrågan och anpassa sina strategier därefter. Denna förmåga att ligga steget före gör dynamisk prissättning till ett ovärderligt verktyg för intäktsoptimering.

Vill du fördjupa dig i hur dynamisk prissättning kan gynna din verksamhet? Läs vår jämförelse av PMS-system för en djupare förståelse av hur du implementerar denna teknik på bästa sätt.

9. Avancerade verktyg för channel managers

Kanalhanteringsverktyg inom PMS är avgörande för en smidig distribution av rum. De hjälper hotell att automatisera uppdateringar av rumspriser och tillgänglighet på flera bokningskanaler samtidigt. Detta minskar risken för dubbelbokningar och gör att priser hålls konsekventa på alla plattformar.

Integration med externa bokningssidor är en annan viktig funktion. Eftersom hotellbranschen blir alltmer digital är det avgörande att PMS-systemen sömlöst kan kopplas ihop med tredje parts plattformar. Detta säkerställer att informationen alltid är korrekt och uppdaterad.

Vill du veta mer om hur du kan optimera din distributionsstrategi? Ta en titt på vår guide om hur du väljer rätt PMS-system, där vi går igenom hur kanalhantering kan effektivisera din verksamhet.

Användartips för att få ut det mesta av verktygen i PMS-system

• Sömlös integration förbättrar effektiviteten
• Kontinuerlig utbildning stärker personalens kompetens
• Välutbildade användare utnyttjar PMS-systemet till fullo

7. Maximera integrationen med tredjepartsappar

CRM-system och PMS – en perfekt match?

Att koppla ihop PMS med ett Customer Relationship Management (CRM)-system kan ge ovärderliga insikter om gästerna. Med en sådan integration kan hotell hålla koll på tidigare bokningar, preferenser och feedback. Detta gör det enklare att erbjuda skräddarsydda upplevelser och förbättrad service.

Men det är inte alltid en självklar lösning. Kompatibilitet mellan CRM och PMS kan vara en utmaning, och det är viktigt att se till att systemen fungerar smidigt ihop. Vissa kritiker menar också att för mycket fokus på data kan göra att den personliga kontakten med gästen går förlorad. Därför är det viktigt att väga fördelarna och nackdelarna noga innan man genomför en integration.

Modular Visits plattform är byggd med målet att samla hela verksamhetens system i en och samma plattform. Istället för flera olika integrerade system (med mer eller mindre framgång) samverkar plattformen som PMS, CRM, POS, WBE och channel manager. Se mer nedan om hur det fungerar.

Koppling till externa bokningsmotorer

Att integrera PMS med tredjepartsbokningsmotorer gör bokningsprocessen smidigare för både hotell och gäster. Denna koppling minimerar behovet av manuell datahantering, vilket minskar risken för fel och sparar tid. Stora aktörer som hotels.com och Booking.com måste kunna synkronisera med PMS-systemet i realtid för att uppdatera priser och tillgänglighet.

En stabil tvåvägskommunikation mellan systemen är avgörande, men vissa PMS kan ha problem med omedelbara uppdateringar. Dessutom fungerar inte alla bokningsmotorer lika smidigt med alla PMS-system, vilket kan leda till dubbelbokningar eller missade uppdateringar. Att noggrant välja rätt PMS och channel manager är därför viktigt för att säkerställa en optimal användarupplevelse.

Effektiv hantering av flera säljkanaler

Att manuellt hantera flera distributionskanaler kan vara tidskrävande och ineffektivt. Därför är integrerade kanalhanteringsverktyg en stor fördel. Dessa verktyg synkroniserar rumspriser och tillgänglighet i realtid, vilket minskar risken för överbokningar och priskonflikter.

De flesta moderna PMS-system har någon form av kanalhanteringsfunktion, men hur väl de fungerar varierar. Det gäller att hitta rätt balans mellan att ha full kontroll över distributionen och att anpassa sig till varje enskild plattforms riktlinjer.

8. Utbilda personalen för att använda PMS effektivt

Regelbunden utbildning

Regelbunden utbildning är nyckeln till att personalen verkligen kan utnyttja PMS-systemet optimalt. Eftersom funktioner utvecklas och uppdateras är det viktigt att alla håller sig uppdaterade. Schemalagda utbildningar säkerställer att personalen är på samma nivå och kan arbeta effektivt.

Olika avdelningar kan ha nytta av skräddarsydd utbildning, anpassad efter deras specifika arbetsuppgifter. Genom att blanda metoder som workshops, e-learning och interaktiva sessioner kan man tillgodose olika inlärningsstilar. En del ifrågasätter om det är värt kostnaden, men färre misstag och bättre service visar tydligt på värdet av kontinuerlig utbildning.

Praktisk träning i testmiljö

Att bara läsa om PMS-funktioner räcker inte – personalen behöver få testa dem i verkliga situationer. Simulerade testmiljöer gör det möjligt att öva utan att riskera att påverka riktiga bokningar eller systeminställningar.

Genom att återskapa vanliga scenarier kan personalen bygga upp självförtroende och bli bättre förberedda på alla möjliga situationer. Vissa kan tycka att det tar för mycket tid, men de långsiktiga fördelarna med praktisk träning väger upp investeringen.

Vill du jämföra de bästa PMS-systemen på marknaden? Läs vår analys av ledande PMS-system 2024 för att hitta det bästa alternativet för din verksamhet.

Ytterligare information om PMS-system

• Hitta rätt PMS-lösning för dina behov direkt
• Håll dig uppdaterad om de senaste PMS-utvecklingarna
• Få koll på krångliga PMS-termer

Välja rätt PMS-system

Att välja rätt Property Management System (PMS) är inte helt enkelt med tanke på alla alternativ som finns på marknaden. För att göra rätt val är det viktigt att förstå hotellets storlek och behov. Mindre hotell och pensionat kan klara sig med enklare PMS-system som hanterar grundläggande funktioner. Större verksamheter behöver däremot mer avancerade lösningar med dynamisk prissättning och realtidsanalys.

En noggrann jämförelse av de bästa PMS-systemen kan hjälpa dig att hitta rätt. Kolla in vår guide om PMS-automatiseringar för en översikt av de senaste innovationerna.

Utvecklingen av PMS-teknologi

Från sina första versioner till dagens moderna system har PMS-teknologin genomgått en imponerande utveckling. Tidigare var PMS-system huvudsakligen offline och fokuserade på schemaläggning, rumsfördelning och fakturering. Men med övergången till molnbaserade lösningar har PMS blivit mer kostnadseffektiva, smidigare att uppdatera och enklare att integrera med andra system.

Molnbaserade PMS-lösningar gör det lättare att koppla ihop systemet med externa appar, samtidigt som de erbjuder bättre säkerhet och mer effektiv datalagring. Tack vare realtidsuppdateringar kan hotell hantera sin verksamhet utan fördröjningar som ofta uppstod med äldre system. Vill du veta mer om varför molnbaserade PMS-system är så viktiga idag? Läs vår artikel om fördelarna med molnbaserad PMS.

Framtiden för PMS-teknologi pekar mot integrationer med Artificiell Intelligens (AI) och Internet of Things (IoT). Dessa funktioner kan förbättra automatisering, förutsägande underhåll och skapa en ännu mer personlig gästupplevelse. För hotellbranschen innebär detta nya möjligheter att effektivisera driften och möta gästernas förväntningar på ett ännu mer innovativt sätt.

Läs vår guide PMS-fördelar för mer information om fördelar med moderna PMS.

Slutsats

Funktionerna i moderna Property Management Systems (PMS) förändrar hur hotell driver sin verksamhet. Från smidig bokningshantering till avancerad analys av data – dessa verktyg har blivit oumbärliga för hotellbranschen. Men den verkliga styrkan ligger i hur du kopplar ihop och automatiserar funktionerna för att skapa en sömlös och effektiv drift.

Fundera över hur du använder ditt nuvarande PMS-system. Utnyttjar du den mobila plattformen för realtidsuppdateringar? Har du aktiverat automatiserad merförsäljning vid incheckning? Varje funktion vi har gått igenom är en del av en större helhet. När alla delar sätts ihop på rätt sätt skapar de en smidigare och mer lönsam hotellverksamhet.

Börja med att implementera en ny funktion. Se till att personalen får ordentlig utbildning på varje ny funktion innan ni går vidare till nästa. Nyckeln är att ta det steg för steg istället för att försöka förändra allt på en gång. Ditt PMS är bara så effektivt som de som använder det.

Kom ihåg att tekniken är till för att underlätta för människor – inte tvärtom. Använd PMS-funktionerna för att skapa bättre gästupplevelser och ge din personal de verktyg de behöver för att göra sitt jobb enklare. Framtidens hotellhantering är redan här – den är systematisk, datadriven och gästfokuserad. Nästa steg är att granska ditt nuvarande PMS-system och identifiera om det verkligen täcker in de funktioner som förväntas idag.